제조, 물류, 외식, IT 등
여러 업종의 소개서를 만들어 왔는데요.
지금까지 함께 만든 소개서·제안서가
700건에 이릅니다.
소개서를 만들다 보니
이런 질문을 받기도 합니다.
정보가 너무 많아요..
일단 표로 다 정리하면 될까요?
표가 너무 많다는 말을 들었는데
대체 뭘 빼야 할지
감이 안 잡히네요..
이 글을 클릭하신 분들도
위와 비슷한 고민을 갖고 계실 것
같습니다.
표를 잘못 썼다가 가장 중요한 숫자가
묻히는 건 아닐지?
이런 걱정 때문이시겠죠.
충분히 공감합니다.
그런 대표님들께 도움을 드리고자,
셀프 체크리스트 2가지를
알려 드리려 합니다.
이 2가지만 확인해 보셔도
우리 정보가 표에 맞는지
훨씬 쉽게 판단할 수 있습니다.
저희가 소개서를 만들 때
실제로 쓰는 기준이니,
꼭 끝까지 읽어서
많은 도움 받아 가셨으면 좋겠습니다.
1. 비교하는 정보
vs 주장하는 정보
표를 제대로 쓰려면 우리 정보가
무슨 정보인지부터 정확히
알아야 합니다.
대표님의 정보는 비교하는 정보인가요?
주장하는 정보인가요?
읽는 사람이 항목끼리 견주어 보고
골라야 하는 정보는 '비교하는
정보'입니다.
반면에 우리를 믿어 달라고
내세우는 정보라면 '주장하는 정보'입니다.
이해를 돕기 위해 예시를 들어
드리겠습니다.
(비교하는 정보 예시)
- 제품별 단가, 생산량, 용도
- 설비 모델명, 제작사, 수량
- 스탠다드와 프리미엄 서비스 비교
(주장하는 정보 예시)
- 우수한 품질, 낮은 불량률
- 회사의 철학과 차별점
- 우리 회사에서 가장 센 숫자
마지막에 이런 생각이 드셨을 수 있습니다.
"아니 숫자인데 왜
표에 넣으면 안 돼??"
표 안에서 모든 줄을 같은 크기로
적으면, 무엇이 중요한지
드러나지 않을 수 있기 때문입니다.
가장 센 숫자가 다른 열두 줄과
똑같은 글씨 크기로 적히면,
그 숫자도 그냥 묻히게 됩니다.
강점도 마찬가지입니다.
"우수한 품질 / 낮은 불량률 /
높은 생산성"을 표에 나란히 넣으면,
읽는 사람은 셋 중 무엇을 봐야 할지
알기 어렵습니다.
비교할 기준 없이 강점만
나란히 놓았기 때문입니다.
그래서 표를 펼쳤을 때
가장 센 숫자가 다른 줄과
같은 크기로 적혀 있다면,
표에서 꺼내 한 페이지에 따로 두세요.
대표님의 정보는 무슨 정보인가요??
지금 바로 체크해 보시기 바랍니다.
2. 나란히 놓는 정보
vs 흐름으로 읽는 정보
다음은 나란히 놓는 정보인지
흐름으로 읽는 정보인지
체크해 보시기 바랍니다.
나란히 놓는 정보는 줄마다
같은 칸이 반복되는 정보입니다.
저희는 '골라야 하는 정보'라고도
부르는데요.
좀 더 자세하게 설명드리겠습니다.
나란히 놓는 정보는 줄마다
같은 항목을 견줄 수 있는 정보를
말합니다. 설비 목록으로
예를 들 수 있겠네요.
설비 목록을 받아 보신 분들은
아시겠지만, 장비마다 모델명, 제작사,
수량이 같은 칸으로 반복됩니다.
그럼 담당자는 줄만 훑어도
우리 회사가 어떤 설비를 몇 대
갖고 있는지
빠르게 파악할 수 있겠죠.
이런 정보는 표로 정리하기 좋습니다.
제품별 스펙, 서비스·계약 방식
비교도 마찬가지입니다.
흐름으로 읽는 정보는 말 그대로
순서대로 읽어야 하는 정보를
말합니다. 대표적으로
연혁이 되겠습니다.
연도마다 칸을 둔 연혁 표에서는
사건이 없는 해의 빈칸이
도드라질 수 있습니다.
내 연혁 표에서 빈칸이 먼저
눈에 들어온다면
표 대신 흐름으로 다시 쓰세요.
여기까지 회사소개서 표를
제대로 쓰기 위해 확인해야 할
셀프 체크리스트 2가지를
소개해 드렸는데요.
오늘 내용을 아래처럼
정리해 볼 수 있겠습니다.
비교하는 정보 + 나란히 놓는 정보
→ 표로 정리
주장하는 정보
→ 표에서 꺼내 한 페이지에 따로
흐름으로 읽는 정보
→ 표 대신 흐름으로
그리고 정보가 많을 때 쓰는 방법을
정리해 보자면 다음과 같습니다.
표를 늘리지 말고 페이지를 늘린다.
표 하나에 아홉 줄을 넣기보다
한 장에 세 줄씩, 세 장으로 나눈다.
물론 예외적인 정보가 분명 있습니다.
이해를 돕기 위해 보편적으로
적은 것이니, 참고만 해 주시기
바랍니다.
아직도 표를 어디에 쓸지
모르시겠다면, 지금 파일을 열어서
표마다 아래 네 가지를 확인해 보세요.
- 가장 센 숫자가 표 안에 묻혀 있는가
- 강점이나 철학을 표로 정리했는가
- 한 표에 여덟 줄이 넘는 게 있는가
- 비교할 필요 없는 정보가 표에 있는가
네 가지 모두 '아니오'라면
이 기준으로는 고칠 표가 없습니다.
하나라도 '예'라면
보내기 전에 그 표부터 다시 보세요.
어느 표를 꺼내고 어느 표를 남길지
정하기 어렵다면, 저희에게
맡기시는 것도 고려해 보세요.
가장 센 정보는 가장 잘 보이는
자리에 있어야 읽힙니다.
꼭 에디북스가 아니어도 좋습니다.
표 하나 때문에 회사의 가장 센 숫자가
묻히는 억울한 일은
겪지 않으셨으면 좋겠습니다.
에디북스는 회사의 숫자를
제대로 보여주고 싶은 대표님을
기다리고 있습니다.
전화나 미팅 없이 메시지로
편하게 물어보실 수 있습니다.