이 글을 읽는 분 중 몇 분은,
오늘 제가 하는 말이
와닿지 않으실 수도 있고,
몇 분은 와닿아도 바로 쓰시기는
어려우실 수 있습니다.
그래도 직접 고쳐 보신 분은
거래처의 반응이 달라지는 것을
보실 수도 있습니다.
오늘은 저희가 소개서를 만들 때 쓰는
핵심 기술 중 1가지를
소개해 드려 볼까 합니다.
이는 저희가 소개서·제안서를
누적 700건 만들며 여러 번 고쳐 온
부분 중 하나이며,
전자부품 유통 회사뿐 아니라
다른 업종의 소개서에도
쓰는 방법이기도 하지요.
우선 결론부터 말씀드리자면,
저희의 핵심 기술 중 한 가지는
문장에 구체성을 더하는 작업입니다.
사람들은 참 신기합니다.
읽을 때는 '두루뭉술한 말'을
이해하기 어려워하면서도,
정작 직접 쓸 때는
그런 말을 무심코 쓰기도 하죠.
회사소개서에 흔히 쓰는 문장을
떠올려 볼까요?(예시)
'저희는 빠른 대응으로
많은 고객사가 찾는 회사입니다.'
'합리적인 가격에
안정적으로 공급합니다.'
여기서 두루뭉술한 말은
무엇이 있을까요?
한번 생각해 봅시다.
빠른 대응 / 많은 고객사
합리적인 가격
안정적으로 공급
맞습니다.
온통 두루뭉술한 말 덩어리입니다.
소개서를 읽은 거래처 담당자의 머릿속엔
아래와 같은 말풍선이
둥둥 떠다니게 됩니다.
'빠르다는 건 알겠는데,
얼마나 빠르다는 거지?''안정적으로 공급한다는데,
부품이 단종되면 어떻게 하지?'
이런 말을 읽은 담당자는
메일로 다시 묻거나,
다른 회사 소개서를 열어 볼 수도
있습니다.
어렵게 받은 관심을
놓칠 수 있는 것이죠.
그렇다면 어떻게 해야 담당자의
머릿속 질문을 없앨 수 있을까요?
정말 간단합니다.
우리 소개서 문장마다
무엇을 어떻게 하는지가
보이는지 확인해 보세요.
보인다면 그대로 두셔도 되고,
안 보인다면 그 문장부터 고치세요.
'문의 주신 품목은
재고를 확인해 답을 드립니다.'
'단종 품목은 대신 쓸 수 있는
품목을 함께 찾아 드립니다.'
(예시)
어떤가요?
한결 이해가 쉽지 않으신가요?
이렇게만 고쳐도 담당자의 머릿속에
떠다니던 질문이 조금씩 풀려,
문의할 마음이 한 단계 올라갈 수
있습니다.
사실 이렇게 말씀드리면
소개서를 직접 써 보신 분들은,
'아니.. 대단한 걸 알려주나 했더니..
이거 하나로 무슨 거래가 돼..?'
라는 생각을 하고 계실 텐데요,
사실 본론은
지금부터 시작입니다.
상상이 되게 써야 합니다
거래처는 처음에는 소개서 한 편을
보고 회사를 믿을지 정하기도 합니다.
이 회사에 맡겼을 때 얻는 것,
맡기지 않았을 때 겪을 불편함…
소개서에 담긴 내용으로
이런 것을 가늠해 본다는 것이죠.
그러려면 담당자를 이해시키는
선에서 끝나면 안 되고,
담당자가 '이 회사에 맡기면
어떤 일이 생길지'
상상할 수 있도록 해야 합니다.
저희가 소개서를 만들 때도,
이 부분을 가장 신경 써서
쓰려고 합니다.
그런데 과연 지금까지의 예시가,
담당자가 상상할 수 있도록
해 줬을까요?
음.. 이해는 쉽게 도울 수 있었어도,
머릿속에 그림처럼 떠올리기는
어려웠을 겁니다.
'재고를 확인해 답을 드린다'는 말이
정확히 어떤 장면인지,
머릿속에 탁! 떠오르시나요?
'대신 쓸 수 있는 품목을 찾는다'는 게
우리 회사에 어떤 도움인지…
한 번에 떠올릴 수 있을까요?
그림으로 그려 보라고 해도
어떻게 그려야 할지..
참 난감한 표현일 겁니다.
그렇다면 도대체 어떻게
상상이 되도록 쓸 수 있을까요?
바로, '묘사'를 하면 됩니다.
기준을 담은 문장을,
'눈에 보이는 상황'으로
그려 주는 것이죠.
이해를 돕기 위해
곧바로 예시부터 보여드리겠습니다.
'단종 품목은 대신 쓸 수 있는
품목을 함께 찾아 드립니다.'
↓
'생산 라인에 들어갈 부품이
갑자기 단종됐다면, 대신 쓸 품목을
찾아 샘플부터 보내 드립니다.'
(예시)
어떠신가요?
부품이 없어 생산이 멈출 뻔한 상황과,
샘플이 먼저 도착하는 장면이
머릿속에 그려지지 않나요?
여기에 더해, 담당자가
'처음 거래할 때 겪을 모습'까지
상상할 수 있게 써 둔다면..
거래처가 메일로 다시 묻는 일도
줄어들 수 있습니다.
물론 이렇게 쓰는 것이
짧은 시간에 되지는 않습니다.
처음에는 쓰다 보면
소설을 쓰는 기분이 들기도 하고,
표현이 서툴러 이렇게 쓰는 게
맞는지..
머리를 쥐어뜯으며
스트레스를 받으실 수 있는데요...^^
그만큼 어렵기 때문에,
남들도 쉽게 따라 하지 못하는 기술이라
생각됩니다.
어렵고 답답하더라도
한 문장씩 꾸준히 고쳐 보시다 보면,
앞으로 소개서를 읽은 거래처가
대표님 회사를 먼저 찾는 상황을
마주하실 수도 있을 겁니다 :)
고칠 문장을 스스로 찾으셨다면
직접 고치셔도 충분합니다.
어느 문장이 두루뭉술한지 찾기 어렵거나,
직접 고칠 시간이 도저히 나지 않는다면
문의를 넣어 주셔도 좋습니다.
에디북스는 함께 거래처를 넓혀 갈
대표님을 기다리고 있습니다.
지금까지 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.
훗날 거래가 늘어난 뒤,
이 글이 작은 거름 중 하나가
되었으면 좋겠습니다.